google-apps

اگرچه به اندازه مجموعه‌های آفیس مبتنی بر نرم‌افزار دسک‌تاپ از ویژگی‌های پیشرفته‌ای برخوردار نیست، اما Google Apps با بهترین ویژگی‌های همکاری در کلاس خود، رابط کاربری ساده و توانایی دسترسی به اسناد شما از هر دستگاهی، مایکروسافت آفیس را یکپارچه می‌کند. با قیمت‌های رایگان (برای افراد) یا 5 یا 10 دلار برای هر کاربر در ماه برای شرکت‌ها، خدمات Google بسیار کمتر از Microsoft Office 365 و تقریباً مشابه WPS Office 2016 Business (45 دلار در سال، 80 دلار برای یک بار مصرف) هزینه دارد. اگر در انجام تمام کارهایتان در یک مرورگر وب راحت هستید، نیازی به ویژگی‌های قالب‌بندی یا فرمول زیادی ندارید و در بیشتر مواقع آفلاین نیستید، Google Apps می‌تواند بهترین انتخاب شما باشد.

شامل برنامه ها و سازگاری

گوگل ده ها برنامه مجموعه خود را در چهار گروه فهرست می کند:

1. ارتباط: Gmail، Hangouts، Calendar، Google+
2. فروشگاه: درایو
3. همکاری – اسناد، برگه‌ها، فرم‌ها، اسلایدها، سایت‌ها
4. مدیریت – مدیر، خرک

بسیاری از اینها در سایر مجموعه‌ها، مانند Admin، Vault، Hangouts و Drive، برنامه مشابهی ندارند (به جز WPS Office دارای مقداری فضای ذخیره‌سازی ابری است). فقط مایکروسافت آفیس 365 می تواند ادعا کند که دارای مقدار مشابهی از برنامه ها و ذخیره سازی ابری و ویژگی های همکاری است. بنابراین میدان بازی را به پردازش کلمه، ارائه ها و صفحات گسترده محدود کردم. در اصطلاح گوگل به معنای اسناد، اسلایدها، برگه ها است.

این اولین بررسی عمیق من در برنامه های Google در چند سال گذشته بود، و از اینکه برنامه های مبتنی بر ابر چگونه فرمت های فایل های آفیس مدرن (DOCX، PPTX، و XLSX) را به خوبی تبدیل کردند، شگفت زده شدم. در برخی موارد، آنها بهتر از مجموعه‌های آفیس داخلی که به وضوح مایکروسافت آفیس را شبیه‌سازی می‌کنند، بهتر عمل کردند. یک کلمه اشتباه مدیریت شده در فایل پاورپوینت آزمایشی من که باعث می‌شود هر ارائه دیگری قالب‌بندی را به هم بزند و به‌طور تمیز به اسلایدها وارد شود. اما، برای تعادل، اسلایدها دو خطای قالب‌بندی دیگر را معرفی کردند. اما همه شرط‌بندی‌ها در Sheets خاموش هستند، که از توابع اکسل بسیار کمتری نسبت به سایر مجموعه‌هایی که من آزمایش کردم، پشتیبانی می‌کند.

این بدان معنا نیست که گوگل از نظر ویژگی ها با Office یا رقبا مطابقت دارد. Google Apps بهتر شده اند، اما هنوز در رقابت ویژگی ها عقب هستند. اما کسانی که قانون 80/20 را دوست دارند و معتقدند 20 درصد از ویژگی ها به شما اجازه می دهند 80 درصد (یا بیشتر) کار را انجام دهید خوشحال خواهند شد.

رابط

طراحان گوگل هیچ تلاشی برای قرار دادن برنامه های مبتنی بر ابر خود در پوسته ای معادل آفیس مبتنی بر رایانه شخصی انجام ندادند. در عوض، مانند بسیاری از محصولات گوگل، می تواند پاک ترین و حداقل ترین رابط را در بازار داشته باشد.

Google Drive مانند درگاهی برای Google Apps عمل می‌کند، اگرچه می‌توانید از آن عبور کنید. منوی سمت چپ ما را در مورد اهمیت اشتراک‌گذاری راهنمایی می‌کند: مورد دوم «اشتراک‌گذاری شده با من» است. فهرست سند یا فهرست دایرکتوری بیشتر قسمت میانی را اشغال می کند و جزئیات مختلف در سمت راست منتهی می شود. این طراحی به نظر می رسد که گویی هیچ توسعه دهنده گوگل تا به حال از Microsoft Office یا هر مجموعه مشابهی استفاده نکرده است.

همکاری

Ding ding ding: در اینجا زنگ به صدا در می آید و به ما می گوید که هسته اصلی تفاوت بین Google و سایر مجموعه های اداری آزمایش شده را یافته ایم: همکاری. از آنجایی که Google در فضای ابری اجرا می‌شود (یا یک مرکز داده GooglePlex که زیربنای بسیاری از سایت‌هایی است که ما ابری در نظر می‌گیریم)، ​​برنامه‌ها به جای کامپیوتر ما در آنجا اجرا می‌شوند. این یک مشکل پیچیده قفل کردن فایل از راه دور بین سیستم‌های کامپیوتری مختلف و دور را به مسائل بسیار ساده‌تر یک برنامه تبدیل می‌کند که دو یا چند کاربر همزمان به یک فایل در همان برنامه دسترسی دارند.

تمام ویژگی‌هایی که سایر مجموعه‌های اداری با هم همکاری می‌کنند، مانند نظرات و ردیابی تغییرات، در Google Apps گنجانده شده‌اند. آنچه در گوگل (و اکنون آفیس 365) منحصر به فرد است، توانایی پشتیبانی از ویرایشگرهای متعدد است که به طور همزمان یک فایل را تغییر می دهند. دقیقاً مثل این است که شخص دیگری یک صفحه کلید اضافی به سیستم شما متصل کرده باشد. هنگامی که آنها تایپ می کنند، آن را در عرض یک ثانیه یا بیشتر روی صفحه نمایش خود می بینید. وقتی تایپ می کنید برای آنها هم همینطور است. و همیشه می‌توانید با بررسی «تاریخچه تجدیدنظر»، ردیابی کنید چه کسی چه چیزی را تغییر داده است.

هیچ مجموعه دیگری به جز Office 365 نمی تواند به سهولت همکاری که Google ارائه می دهد نزدیک شود. و حتی محصولات مایکروسافت با اختلاف زیادی دنبال می شوند زیرا تغییرات فقط در زمان واقعی در Word 2016 ظاهر می شوند، نه سایر برنامه ها. بسته به اینکه آیا اسناد مایکروسافت را به صورت آنلاین یا در یک کلاینت دسکتاپ ویرایش می کنید، ممکن است کاربران دیگر هنگام ویرایش قفل شوند یا نباشند.

نمای تمیز از صفحه باز به Docs منتقل می شود. شما مجبور نیستید به تنهایی با کلین شیت روبرو شوید زیرا Docs شامل نزدیک به سه دوجین الگو است و آنها به شدت به سمت تجارت منحرف می شوند. این مقدار کمتر از Word است، اما بیشتر از بسیاری از رقبای Word است (به جز WPS Writer و WordPerfect Office).

نویسندگان نامه‌ها و یادداشت‌های تجاری و دانش‌آموزانی که گزارش‌های کتاب و موارد مشابه دارند، با فونت‌ها و گزینه‌های قالب‌بندی در Docs خوب خواهند بود. برخی از قالب‌های گزارش پیچیده‌تر گنجانده شده‌اند و زیبا به نظر می‌رسند، اما کسانی که عاشق اسناد پیچیده هستند، ناامید خواهند شد. حداقل در حال حاضر گزینه های کمتری نسبت به سایر رقبای آفیس وجود دارد. از آنجایی که Google به طور مداوم برنامه های خود را بهبود می بخشد، ویژگی فرمت دقیق مورد نیاز شما ممکن است در هر زمانی ظاهر شود.

ممکن است مدتی طول بکشد تا کاربران مجموعه مبتنی بر رایانه شخصی به نوشتن در Docs عادت کنند. شما Save را نمی زنید. Google سند را دائماً برای شما ذخیره می کند. می‌توانید پیش‌نویس‌ها (Doc-1، Doc-2) را نگه دارید یا می‌توانید به روش نسخه‌سازی Google برای ردیابی همه ویرایش‌ها بر اساس تاریخ، کاربر و جلسه کاری تکیه کنید. (File > Revision history یا Ctrl-Alt-Shift-H را ببینید). این روش قدیمی با اسناد ذخیره شده مانند WPS Office استفاده می کند که ممکن است بیشتر برای سنت گرایان جذاب باشد، اما زمانی که یاد بگیرید به آن اعتماد کنید کاملاً مؤثر است.

فایل‌های DOCX وارداتی پس از تبدیل به Docs به طرز شگفت‌آوری خوب به نظر می‌رسند. لوگوها پیدا شدند، پاورقی ها (بیشتر) کار کردند، و هر تغییر فونت باعث سفر شد. خارج کردن فوری همان سند برخی از موارد عجیب و غریب را ایجاد کرد. بیشتر مردم اهمیتی نمی‌دهند، اما اگر کسب‌وکار شما با اسناد پیچیده رونق می‌گیرد، مطمئن شوید که می‌توانید Docs را به آنچه نیاز دارید خم کنید قبل از اینکه خیلی عمیق بپرید.

گوگل آن را مستقیماً «بررسی دستور زبان» نمی‌نامد، اما کلماتی که معنی ندارند، مانند تایپ کردن «form» وقتی منظور شما از «از» است، اغلب برای اصلاح برجسته می‌شوند. این بهتر از بسیاری از مجموعه‌های دیگر به جز مایکروسافت آفیس است.

قرار دادن اشیاء (تصاویر، نمودارها، و غیره) در Docs بسیار خوب عمل می کند. اسناد ممکن است نسبت به بسیاری از مجموعه‌های دیگر در مورد مدیریت جریان متن انعطاف‌پذیرتر باشند. اگر شکل‌ها، کادرها و فلش‌ها را ترجیح می‌دهید، تعداد زیادی از آن‌ها وجود دارد. به اندازه Word نیست، اما برای انجام کار زیاد است.

اسلایدهای گوگل

وقتی فایل آزمایشی PPTX خود را وارد کردم که سایر برنامه های ارائه را خراب کرده بود، انتظار داشتم که اسلایدها آن را دست نخورده نگه دارند. در کمال تعجب، رندر گوگل از اسلایدهای PPTX به خوبی یا بهتر از LibreOffice، OpenOffice و حتی WPS Office بود. WordPerfect Office X8 به سختی بازی سازگار را انجام می دهد و نتایج واردات آنها حداقل است. اما اسلایدها یک مشکل فونت را حل کردند که هر مجموعه دیگری با شکست مواجه شد، که خوب است. اما دو موضوع مشابه دیگر را معرفی کرد که چندان خوب نیست.

ایجاد یک ارائه در اسلایدها مانند همه برنامه های رقیب کار می کند. علاوه بر دوجین قالب، 17 تم دارید که می توانید اعمال کنید و می توانید آن الگوها را تغییر دهید. ممکن است به اندازه پاورپوینت گزینه‌های چشم‌سوزی نداشته باشید، اما بیش از اندازه کافی برای رساندن هدف خود دارید. شامل شش انتقال اسلاید و 15 انیمیشن است، بنابراین نمودار سود جدید شما می تواند به معنای واقعی کلمه روی صفحه بزرگنمایی کند.

نمودارها حداقل با چهار نوع (نوار، ستون، خط و پای) و فقط به صورت دو بعدی در دسترس هستند. اما آنها و سایر اشیاء به راحتی در یک اسلاید قرار می گیرند. اگر می خواهید چیزی اصلی برای ارائه خود ایجاد کنید، یک ویرایشگر معادله و برنامه Draw نیز وجود دارد.

Google Sheets

میانگین موفقیت برای سازگاری در Sheets دچار مشکل می شود. ماشین حساب وام مسکن من که به عنوان آزمایش در صفحات گسترده دیگر استفاده می‌شود، هنگام وارد کردن به Google حتی بدتر از برنامه Quattro Pro WordPerfect شکست خورد.

همه چیز از دست نمی رود، خوشبختانه. Sheets شامل 16 الگو است و فایل‌های XLSX با پیچیدگی کمتری به درستی وارد شدند. عملکردهای کمتری نسبت به صفحات گسترده رقیب وجود دارد، اما برای جلب رضایت افرادی که به جای کاوش عمیق در کارکردهای مالی و آماری، به کار می روند کافی است.

نمودارها که برای بسیاری از کاربران صفحه‌گسترده حیاتی هستند، فراتر از چهار اسلاید (نوار، ستون، خط و دایره) گسترش می‌یابند تا مساحت، پراکندگی، نقشه و «دیگر» را اضافه کنند. هیچ کدام از اینها سه بعدی نیستند و علاقه مندان به سبک های جدید موجود در Office 365 مانند Waterfall، Histogram، Pareto، Box & Whisker، Treemap و Sunburst را تحت تاثیر قرار نمی دهند.

از سوی دیگر، Sheets برای استفاده شخصی رایگان است و برای کارمندان شرکت بسیار ارزان است. و اگر Sheets مانند چند سال گذشته به پیشرفت خود ادامه دهد، ممکن است از بازیکنان سنتی عبور کند.

Google Apps، Microsoft Office و دیگران

در رقابت برای شکست مایکروسافت آفیس، Google Apps مسیر و قوانین را دوباره تعریف کرده است. ساخته شده و در فضای ابری، طراحی شده برای دسترسی همزمان، و بهبودهای مداوم در طول زمان، Apps برعکس برنامه های کاربردی مبتنی بر رایانه شخصی است که قبلاً در یک جعبه قرار می گرفتند و اکنون سعی می کنند روی ابر شناور شوند.

پیشرفت بین اولین نسخه Google App تا کنون قابل توجه بوده است. همانطور که جهان به سمت محاسبات تلفن همراه بیشتر و بیشتر می شود، گوگل مزیت مشخصی دارد. اما سنت به سختی می میرد و کسانی که بیش از اسناد اولیه، صفحات گسترده و ارائه می سازند، فعلاً به دسکتاپ و لپ تاپ خود بسته می مانند.

خط پایین

در ابتدا، گوگل همکاری داشت اما سازگاری کمی داشت. حالا هر دو را دارد. بسته به شرایط خود هزینه رایگان یا ارزان را اضافه کنید، تا Google ممکن است همچنان کاربران را از Microsoft Office دور کند. برنامه‌ها همچنین باید کسانی را که به دنبال LibreOffice، OpenOffice و WPS Office 2016 رایگان هستند، سوق دهد، مجموعه‌های آفیس رایگان پیشرو که از نزدیک مایکروسافت آفیس را تقلید می‌کنند.

سوالی که برای کاربران ناراضی مایکروسافت آفیس وجود دارد دیگر این نیست که آیا می توانند همان کاری را که با آفیس می توانند با Google Apps انجام دهند یا خیر. آنها می توانند حداقل 90 درصد از وظایف خود را انجام دهند، در صورتی که سازگاری فایل های آفیس الزامی نباشد، درصد بالاتری خواهد بود. اکنون تنها سوال این است که آیا کاربران به اندازه کافی وای فای ثابت یا سایر شبکه تلفن همراه را دارند تا همیشه به گوگل دسترسی داشته باشند؟ مطمئناً، برخی از کارها را می توان به صورت آفلاین انجام داد. اما قوی‌ترین کار برای کارمندان اداری مدرن، یعنی همکاری ساده، به این معنی است که آنها به دسترسی نیاز دارند. و اگر آنها دسترسی داشته باشند، Google Apps تقریباً هر چیز دیگری را که نیاز دارند دارد.